Aktuell

Informationen zu Corona von der DAkkS zu Managementsystemen
Stand 13.02.2020

Auswirkungen auf die Tätigkeiten der Konformitätsbewertungsstellen

Alle KBS müssen von Fall zu Fall bewerten, wie sie mit der Pandemie und deren Auswirkungen umgehen. Grundlage für diese Bewertung sind die gesetzlichen Anforderungen, die lokalen behördlichen Auflagen sowie etwaige Bestimmungen von Vertragspartnern oder Programmeignern.

Zertifizierungsstellen für Managementsysteme können in Bezug auf ihre eigene Situation und auf Kunden, die von der Pandemie betroffen sind, die Bestimmungen des informativen Dokuments IAF ID3:2011 (IAF Informative Document For Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CABs and Certified Organizations) als Grundlage ihrer internen Abwägungen anwenden. Alle anderen KBS können diese Vorgaben sinngemäß auf ihre Situation übertragen.

Die DAkkS weist vorsorglich darauf hin, dass Ergebnisse von Konformitätsbewertungen nicht ohne Inaugenscheinnahme von Objekten/Prozessen erstellt werden können, wenn dies explizit gefordert ist. Sollte eine solche Inaugenscheinnahme (Audit, Inspektion, Prüfung vor Ort etc.) aufgrund der aktuellen Situation nicht möglich sein, kann keine Konformitätsbewertung vorgenommen werden. Es sind hier lediglich Verschiebungen zugrundeliegender Termine und etwaige Verlängerungen von Fristen möglich. Ein vollständiger Ersatz durch „alternative Methoden“ beziehungsweise sogenannte Remote-Audits ist nicht möglich.

Alle Maßnahmen, die von KBS aufgrund der Auswirkungen der Pandemie und auf Basis risikoorientierter Überlegungen als Alternative zur regulären Vorgehensweise durchgeführt werden, sind zu dokumentieren, zu begründen und der DAkkS auf Anfrage oder im Rahmen des Verfahrensmanagements zur Verfügung zu stellen.


Audits im Zeichen von Corona,
9001, 14001, 50001, 45001


Die Gesundheit aller Beteiligten steht für die sicZert Zertifizierungen GmbH an oberster Stelle, daher ist es für alle Beteiligten wichtig, auf die aktuelle Entwicklung zur Ausbreitung des Coronavirus mit größter Sorgfalt zu reagieren.

Unternehmen sind durch Corona mit Herausforderungen konfrontiert, die schnell existenzbedrohend werden können.

Die sicZert Zertifizierungen GmbH bietet ab sofort das Werkzeug der Remote–Audits an, so dass der Betrieb einer Firma nicht durch fehlende Zertifikate eingeschränkt oder gefährdet ist.

Welche Unternehmen können remote auditiert werden?
Es gibt von den Systemgebern z.Z. sehr viele Sonderregelungen. Remote-Audits können bei allen Unternehmen durchgeführt werden - das gilt für Zertifizierungs-, Rezertifizierungs- und auch Überwachungsaudits.

Sind Remote-Audits ohne späteren Vorortbesuch möglich?
Die Zeit, die für ein Audit als Remote-Audit angesetzt wird, sollte nicht mehr als 50 % der gesamten Auditzeit betragen, die weiteren 50 % sollten vor Ort durchgeführt werden.

Auch hier ergeben sich Änderungen, bedingt durch die Pandemie: Audits können in begründeten Ausnahmefällen bis zu 100 Prozent remote durchgeführt werden:

· wenn die Firma in einem Gebiet liegt, das vom Robert Koch-Institut als Risikogebiet eingestuft wurde, oder

· dem Auditteam aufgrund von selbst festgelegten Schutzmaßnahmen der Zugang zur Firma verwehrt wird.

Sämtliche Remote-Audits, die durch die Corona-Pandemie bedingt sind, müssen durch die sicZert Zertifizierungen GmbH genehmigt werden.

Vertraulichkeit der Daten
Selbstverständlich werden Daten bei Remote-Audits genauso vertraulich behandelt, wie bei einem normalen Vor-Ort-Audit.

Alle Beteiligten müssen sich der Chancen/Risiken, die mit dem Einsatz von webgestützter Kommunikation bewusst sein.

Wie für jedes unserer Audits generell gilt auch für Remote-Audits: alle Daten werden vertraulich behandelt. Es erfolgen keine Aufzeichnungen von Gesprächen oder Inhalten während des Audits. Dritte haben keinen Zugriff auf die webgestützte Kommunikation

Wie läuft ein Remote-Audit ab?
Das Audit läuft wie ein normales Audit vor Ort ab – nur dass man nicht am gleichen Ort sitzt, sondern sich über eine Videoverbindung unterhält.

Sobald ein Termin für eine Remote-Audit festgelegt wurde, bekommt unser Kunde eine Aufstellung, welche Unterlagen/Dokumente dem Auditor vorab zur Verfügung gestellt werden müssen, und welche für das Audit bereitzuhalten sind.

Sofern die notwendige Infrastruktur vorhanden ist, lassen sich Remote-Audits unkompliziert organisieren und durchführen.

Welche technischen Voraussetzungen sind notwendig?
Wichtigsten Grundlagen sind ein Laptop oder Computer mit Internetzugang, eine Webcam, ein Mikrofon und ein Headset. Die Audits können sowohl per WebEx als auch per Skype durchgeführt werden.

Wichtig ist, dass die Technik funktioniert – dies sollte vor dem vereinbarten Audittermin geprüft werden.

Können nur Bürostandorte oder auch Produktionsstandorte remote auditiert werden?
Normalerweise können nur Bürostandorte remote auditiert werden. Wenn Produktionsstandorte aber in sogenannten Risikogebieten des Robert-Koch-Instituts liegen, können Remote-Audits in diesen Fällen auch an Produktionsstandorten durchgeführt werden – z.B. Rundgang per Handy-Livestream.

Terminverschiebung und Verlängerungen
Verlegungen vereinbarter Termine und etwaige Verlängerungen von Fristen sind möglich. Bei einer Vielzahl von Kunden sollte dies prinzipiell kein Problem darstellen, da Überwachungsaudits immer innerhalb eines Kalenderjahrs durchgeführt werden können. Lediglich bei Rezertifizierungen und beim ersten Überwachungsaudit nach der Erstzertifizierung sind wir an die strikte Einhaltung von Fristen gebunden.

Diese können nun um bis zu 6 Monate verschoben werden. Allerdings ist dies keine generelle Vorgehensweise, sondern beruht auf einer Einzelfallentscheidung, die durch den betreffenden Kunden fallweise begründet und durch die Zertifizierungsstelle bestätigt werden muss.

Die darauffolgenden Audits müssen dann wieder im „normalen Rhythmus“ durchgeführt werden.


Informationen der DAkkS zur AZAV Zertifizierung
Stand 16.03.2020

Priorität hat die Gesundheit der Teilnehmenden und der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Zuständig für die Einschätzung einer Gefährdungslage sind die Gesundheitsbehörden. Dort liegt die Entscheidungsbefugnis bzgl. etwaiger gesundheitsbehördlicher Maßnahmen.
Es ist angebracht, sich bezüglich der Verbreitung von SARS-CoV-2 kontinuierlich auf dem Laufenden zu halten. Aktuelle Informationen sind unter www.bundesgesundheitsministerium.de und auf der Seite des Robert-Koch-Instituts (www.rki.de) verfügbar.
Entscheidet die BA aus Fürsorge und zum Schutz ihrer Kundinnen und Kunden und aller anderer Beteiligter vorsorglich, begonnene Maßnahmen abzubrechen oder geplante Maßnahmen abzusagen, erhalten die Maßnahmeträger die vereinbarte Vergütung für die Zeit der Unterbrechung der Maßnahme. Sollten Maßnahmeträger aufgrund einer Anordnung der Gesundheitsbehörde einen Maßnahmestandort schließen müssen, werden sie von der Verpflichtung zur Leistungserbringung frei. Es liegt ein Fall der höheren Gewalt vor. Im Gegenzug entfällt die Leistungspflicht der BA, die Maßnahme für die Dauer der Schließung zu vergüten. Die Maßnahmeträger setzen sich bitte in diesem Fall unverzüglich mit dem Regionalen Einkaufszentrum und der Agentur für Arbeit bzw. der gemeinsamen Einrichtung in Verbindung.
Gegebenenfalls stehen Maßnahmeträgern Ausgleichsansprüche aus dem Infektionsschutzgesetz (IfSG) zu. Das Verfahren wird von den in § 66 IfSG genannten Behörden betrieben. Unter bestimmten Umständen können die Anspruchsvoraussetzungen auf Kurzarbeitergeld (§95 ff. SGB III) erfüllt sein. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf arbeitsagentur.de.
Ebenfalls unter arbeitsagentur.de wird heute für Maßnahmeträger und Teilnehmende eine FAQ eingestellt, welche bedarfsbezogen aktualisiert wird.

Die FAQ-Liste finden Sie unter: https://www.arbeitsagentur.de/corona-virus-aktuelle-informationen


sicZert und VDE Institut – Eine starke Partnerschaft für die Begutachtung und Zertifizierung Ihrer Managementsysteme

Für die Zertifizierung von Managementsystemen hat sich sicZert Zertifizierungen GmbH für eine Kooperationspartnerschaft mit dem VDE Prüf- und Zertifizierungsinstitut GmbH entschieden, die eine effiziente Dienstleistung für Ihre Unternehmensqualität im Markt sicherstellen soll.

Partner VDE Institut


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DAKKS
REDCERT
Technische Überwachungsorganisation